Lahden Cheerleadingseura Panthers ry:n tietosuojaseloste

Laadittu: 5.4.2018

Viimeksi päivitetty: 11.9.2026

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten LCS Panthers ry (jäljempänä ”Seura”) käsittelee jäsentensä, alaikäisten jäsenten huoltajien, toimihenkilöiden, valmentajien, joukkueenjohtajien, yhteistyökumppaneiden sekä muiden seuran toimintaan osallistuvien henkilöiden henkilötietoja.

1.    Rekisterinpitäjä

Lahden Cheerleadingseura Panthers ry

Sopenkorvenkatu 9

15800 Lahti

Yhdistyksen hallitus vastaa rekisterinpitäjälle kuuluvien velvollisuuksien toteuttamisesta.

2.    Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa

Seuran puheenjohtaja Henrietta Aarnikoivu,

Sähköposti: henrietta.aarnikoivu@lcspanthers.fi,

Puhelinnumero: 050 5145617

Tietosuojaa ja rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat yhteydenotot pyydetään ensisijaisesti toimittamaan edellä mainittuun sähköpostiosoitteeseen.

3.    Rekisteröityjen ryhmät

Seura käsittelee henkilötietoja seuraavista henkilöryhmistä:

• seuran jäsenet
• alaikäisten jäsenten huoltajat
• valmentajat, joukkueenjohtajat ja muut toimihenkilöt
• seuran toimintaan, harjoituksiin, kilpailuihin ja tapahtumiin osallistuvat henkilöt
• yhteistyökumppaneiden, palveluntarjoajien ja muiden sidosryhmien yhteyshenkilöt.

4.    Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Jäsenluettelon ylläpitäminen

Seura ylläpitää yhdistyslain 11 §:ssä tarkoitettua jäsenluetteloa.

Käsittelyn oikeusperusteena on seuran lakisääteisen velvoitteen noudattaminen (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohta).

Jäsenyyden ja harrastustoiminnan järjestäminen

Henkilötietoja käsitellään seuran jäsenyyden ja harrastustoiminnan järjestämiseksi ja hallinnoimiseksi. Käsittelyn tarkoituksia ovat:

• jäsenasioiden ja jäsenmaksujen hoitaminen
• harjoitus-, joukkue- ja kilpailutoiminnan järjestäminen
• ilmoittautumisten ja osallistumistietojen hallinta
• yhteydenpito jäseniin ja alaikäisten jäsenten huoltajiin
• jäsenille ja huoltajille tiedottaminen
• tapahtumien, koulutusten ja muun seuratoiminnan järjestäminen
• palkitseminen ja kurinpidolliset toimenpiteet
• valmennukseen ja harjoittelun seurantaan liittyvien tarpeellisten tietojen käsittely
• seuran toiminnan suunnittelu, kehittäminen, tilastointi ja raportointi.

Yllä kuvattu jäsenyyden ja harrastustoiminnan järjestämiseksi tarpeellinen henkilötietojen käsittely perustuu pääsääntöisesti seuran oikeutettuun etuun (GDPR 6 artiklan 1 kohdan f alakohta). Oikeutettu etu perustuu seuran ja jäsenen tai muun seuratoimintaan osallistuvan henkilön väliseen asianmukaiseen suhteeseen sekä seuran tarpeeseen järjestää ja kehittää toimintaansa asianmukaisesti ja tehokkaasti.

Jos henkilötietojen käsittely on tarpeen rekisteröidyn kanssa tehdyn erillisen sopimuksen täyttämiseksi, käsittely voi perustua sopimuksen täytäntöönpanoon (GDPR 6 artiklan 1 kohdan b alakohta).

Siltä osin kuin tietojen käsittely on tarpeen seuraa koskevan lakisääteisen velvoitteen, kuten kirjanpito- tai verolainsäädäntöön perustuvan velvoitteen, noudattamiseksi, käsittely perustuu GDPR 6 artiklan 1 kohdan c alakohtaan.

Alaikäisten henkilötietoja käsiteltäessä seura huomioi erityisesti lasten oikeudet ja edut sekä rajoittaa henkilötietojen käsittelyn siihen, mikä on seuratoiminnan järjestämiseksi tarpeellista (tietojen minimointiperiaate).

Viestintä

Seuran jäsen- ja harrastustoiminnan ensisijainen jäsenhallinta- ja tiedotuskanava on myClub.

Seura käyttää lisäksi WhatsAppia täydentävänä käytännön viestintäkanavana esimerkiksi joukkueiden:

• harjoitus- ja tapahtuma-aikojen
• kilpailu- ja tapahtumajärjestelyjen
• aikataulumuutosten sekä
• muun joukkueen käytännön toimintaan liittyvän informaation välittämiseen.

WhatsAppin käyttö Seuran täydentävänä viestintäkanavana perustuu Seuran oikeutettuun etuun järjestää joukkueiden ja muun seuratoiminnan käytännön yhteydenpitoa (GDPR 6 artiklan 1 kohdan f alakohta).

WhatsApp-ryhmissä käsitellään vain ryhmän tarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja. Joukkueiden yhteisissä ryhmissä ei käsitellä esimerkiksi terveystietoja, urheilijakeskustelujen sisältöä, kurinpito- tai ristiriitatilanteita tai muita luottamuksellisia yksityiselämän tietoja.

WhatsAppia voidaan käyttää lisäksi jäljempänä kuvatulla tavalla joukkueen valmennuksellisen kuva- ja videomateriaalin jakamiseen kyseisen joukkueen rajatussa WhatsApp-ryhmässä. Tämän käsittelyn tarkoituksena ja oikeusperusteena on valmennustoiminnan toteuttaminen ja kehittäminen jäljempänä kuvatulla tavalla.

Valmennuksellinen kuvaaminen ja videointi

Seura voi kuvata joukkueiden harjoittelua valmennuksen toteuttamista, suoritusten arviointia, palautteen antamista ja kehittymisen seurantaa varten. Erityisesti joukkuelajeissa joukkueen yhteisen suorituksen jälkikäteinen tarkastelu mahdollistaa esimerkiksi suoritustekniikan, muodostelmien, ajoituksen, liikkeiden yhdenaikaisuuden ja joukkueen yhteistoiminnan arvioinnin tavalla, joka ei ole kaikilta osin mahdollista harjoitussuorituksen aikana.

Valmentaja voi kuvata joukkueen harjoittelua valmennustarkoituksessa. Kuvattua materiaalia voidaan katsoa harjoitusten yhteydessä yhdessä valmentajan ja urheilijoiden kanssa esimerkiksi näytöltä valmennuspalautteen antamiseksi.

Valmennuksellista kuva- ja videomateriaalia voidaan lisäksi jakaa kyseisen joukkueen rajatussa WhatsApp-ryhmässä, jotta urheilijat voivat tarkastella omaa ja joukkueensa harjoittelua myös harjoitusten jälkeen sekä seurata ja verrata joukkueen ja oman suorituksensa kehittymistä kauden aikana.

Kuva- ja videomateriaalia käsitellään tasapuolisesti osana joukkueen valmennusta. Materiaalin tarkoituksena ei ole yksittäisten urheilijoiden erillinen kuvaaminen, vaan joukkueen harjoittelun ja yhteisen suorituksen tarkastelu. Videomateriaali voi mahdollistaa myös urheilijalle hänen omaa suoritustaan koskevan palautteen ja oman kehittymisen seuraamisen.

Valmennuksellisen kuva- ja videomateriaalin käsittely perustuu seuran oikeutettuun etuun toteuttaa ja kehittää valmennustoimintaansa (GDPR 6 artiklan 1 kohdan f alakohta). Seura on arvioinut käsittelyn tarpeellisuutta ja rekisteröityjen oikeuksiin kohdistuvia vaikutuksia erillisessä oikeutetun edun tasapainotestissä.

Materiaalia käytetään vain valmennustarkoitukseen eikä tämän käsittelyperusteen nojalla markkinointiin, sosiaaliseen mediaan tai muuhun julkiseen viestintään. Valmentajat ja muut materiaalia tehtävässään käsittelevät henkilöt on ohjeistettu valmennusmateriaalin asianmukaisesta käsittelystä, salassapidosta, edelleen jakamisen rajoituksista ja materiaalin poistamisesta seuran määrittelemien säilytysaikojen mukaisesti.

Kotona tapahtuvan yksilöllisen harjoittelun osalta urheilija voi halutessaan kuvata suorituksensa omalla laitteellaan ja näyttää materiaalin valmentajalle omalta laitteeltaan. Seura ei tällöin hallinnoi materiaalia.

Kuvien ja videoiden julkaiseminen

Tunnistettavien henkilöiden kuvien ja videoiden julkaiseminen seuran verkkosivuilla, sosiaalisen median kanavissa, markkinoinnissa tai muussa yleisölle avoimessa viestinnässä perustuu suostumukseen (GDPR 6 artiklan 1 kohdan a alakohta).

Seura pyytää tätä käyttötarkoitusta varten kuva- ja julkaisusuostumuksen myClub-palvelussa.

Suostumuksen antaminen on vapaaehtoista, eikä sen antamatta jättäminen vaikuta jäsenyyteen tai mahdollisuuteen osallistua Ssuran toimintaan. Suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa.

Seuran toimihenkilöiden henkilötietojen käsittely

Valmentajien, joukkueenjohtajien ja muiden toimihenkilöiden henkilötietoja käsitellään tehtävien järjestämiseksi, yhteydenpitoa, laskutusta ja korvauksia, koulutuksia sekä seuran toiminnan suunnittelua ja toteuttamista varten.

Käsittely perustuu tilanteesta riippuen sopimukseen, lakisääteiseen velvoitteeseen tai seuran oikeutettuun etuun järjestää toimintansa.

Yhteistyökumppanit ja muut sidosryhmät

Yhteistyökumppaneiden ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden henkilötietoja käsitellään yhteistyö- ja sopimussuhteiden muodostamista, hoitamista ja kehittämistä, yhteydenpitoa, laskutusta sekä seuran toimintaa koskevaa viestintää varten.

Käsittely perustuu tilanteesta riippuen sopimukseen tai seuran oikeutettuun etuun ylläpitää ja kehittää toimintaansa ja yhteistyösuhteitaan.

5.    Käsiteltävät henkilötiedot

Seura voi käsitellä jäsenistä ja alaikäisten jäsenten huoltajista esimerkiksi seuraavia tietoja:

• nimi ja kotipaikka
• yhteystiedot, kuten osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
• syntymäaika tai ikäryhmää koskeva tieto silloin, kun se on toiminnan järjestämiseksi tarpeen
• jäsenyyttä, joukkuetta tai harjoitusryhmää koskevat tiedot
• jäsennumero ja jäsentyyppi
• jäsenmaksuihin, muihin maksuihin ja laskutukseen liittyvät tiedot
• ilmoittautumis-, osallistumis- ja läsnäolotiedot
• kilpailuihin, tapahtumiin ja muuhun seuratoimintaan osallistumista koskevat tiedot
• valmennukseen, tavoitteisiin ja harjoittelun seurantaan liittyviä tarpeellisia tietoja
• tarpeelliset huoltajan antamat luvat ja suostumukset
• alaikäisen jäsenen huoltajan nimi ja yhteystiedot
• valokuvat ja videot
• muut rekisteröidyn tai hänen huoltajansa seuralle vapaaehtoisesti toimittamat tiedot.

Toimihenkilöistä voidaan käsitellä esimerkiksi nimeä, yhteystietoja, tehtävää ja roolia seurassa, laskutukseen ja korvauksiin liittyviä tietoja, koulutustietoja, valokuvia sekä seuran toimintaan ja viestintään liittyviä tietoja.

Yhteistyökumppaneiden ja muiden sidosryhmien yhteyshenkilöistä voidaan käsitellä esimerkiksi nimeä, tehtävänimikettä, organisaatiota, sähköpostiosoitetta, puhelinnumeroa sekä yhteistyö- ja sopimussuhteeseen liittyviä tietoja.

6.    Henkilötietojen tietolähteet

Henkilötietoja saadaan pääasiassa rekisteröidyltä itseltään tai alaikäisen jäsenen huoltajalta esimerkiksi jäseneksi liittymisen, ilmoittautumisen tai seuratoiminnan yhteydessä.

Tietoja voi syntyä myös seuran toiminnan aikana esimerkiksi harjoituksiin, kilpailuihin ja tapahtumiin osallistumisesta, jäsenmaksujen ja muun laskutuksen yhteydessä sekä seuran viestinnässä. Tietoja voi lisäksi syntyä urheilijakeskusteluista ja valmennuksesta.

Valokuva- ja videomateriaalia syntyy seuran harjoituksissa, kilpailuissa, tapahtumissa ja muussa toiminnassa.

Yhteistyökumppaneiden yhteyshenkilöitä koskevia tietoja voidaan saada myös heidän edustamiltaan organisaatioilta sekä julkisista ammatillisista lähteistä.

Rekisteröity tai alaikäisen jäsenen huoltaja vastaa seuralle antamiensa tietojen ajantasaisuudesta ja ilmoittaa olennaisista muutoksista seuralle.

7.    Henkilötietojen vastaanottajat ja palveluntarjoajat

Seura antaa henkilötietoja muiden tahojen käsiteltäväksi tai luovuttaa niitä vain siinä laajuudessa kuin seuran toiminnan tai lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen edellyttää.

Seura käyttää muun muassa seuraavia palveluita:

myClub / Taikala Oy
myClub on seuran ensisijainen jäsenhallinta- ja tiedotusjärjestelmä. Siinä käsitellään muun muassa jäsen- ja yhteystietoja, ilmoittautumisia, tapahtumia, laskutusta ja jäsenviestintää.

WhatsApp / Meta
WhatsAppia käytetään valmennukselliseen toimintaan sekä joukkue- ja toimihenkilöviestintään. WhatsApp käsittelee palvelun käyttäjiä koskevia tietoja myös oman tietosuojakäytäntönsä mukaisesti.

Qridi

Seura käyttää Qridi-palvelua juniorien Level 4- ja Level 5 -joukkueissa valmennuksen ja urheilijoiden kehittymisen tukena. Palvelussa voidaan käsitellä valmennuskeskusteluihin, urheilijan itsearviointeihin sekä valmennuksen seurantaan liittyviä tietoja.

Sähköpostipalvelut
Seura käyttää Xetpoint Oy XetNET-palvelua sähköpostiviestintään. Joukkueilla voi olla valmennustiimin tai joukkueenjohtajien käytössä olevia seuran sähköpostitilejä. Käyttöoikeus on rajattu henkilöille, jotka tarvitsevat sähköpostitiliä tehtävässään.

Microsoft-palvelut
Seuran työntekijät voivat käyttää Microsoft OneDrive -palvelua työtehtäviin liittyvien asiakirjojen käsittelyyn seuran hyväksymien käyttöoikeuksien mukaisesti.

Maksuvalvonta
Laskutukseen ja maksuvalvontaan liittyviä henkilötietoja voidaan luovuttaa Visma Amili Oy maksuvalvontaa varten.

Valokuvaajat ja muut palveluntarjoajat
Seura voi käyttää tapahtuma- ja joukkuekuvauksissa ammattikuvaajia sekä muita palveluntarjoajia. Henkilötietojen käsittelystä sovitaan palveluntarjoajan kanssa käsittelyn luonteen edellyttämällä tavalla. Kuva-aineistoa voidaan toimittaa rajattujen kuva- tai tiedostolinkkien kautta niille henkilöille, joille aineisto on tarkoitettu.

Henkilötietoja voidaan lisäksi luovuttaa viranomaiselle tai muulle taholle, jos seuralla on siihen lakiin perustuva velvollisuus tai muu asianmukainen oikeusperuste.

8.    Henkilötietojen siirrot EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin, eikä niitä siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Seuran käyttämät palveluntarjoajat voivat kuitenkin käsitellä henkilötietoja myös Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Siirtojen osalta noudatetaan kansainvälisten tiedonsiirtojen edellyttämiä tietosuojajärjestelyjä ja siirtomekanismeja. Lisätietoja kansainvälisistä henkilötietojen siirroista ja niihin sovellettavista suojatoimista voi pyytää seuralta.

9. Henkilötietojen säilytysajat

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen niiden käsittelyn tarkoituksen toteuttamiseksi tai seuraa koskevien lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.

Jäsenyyteen liittyviä henkilötietoja säilytetään lähtökohtaisesti jäsenyyden ajan ja enintään 12 kuukautta jäsenyyden päättymisen jälkeen, ellei pidempi säilytysaika ole tarpeen lakisääteisen velvoitteen, mahdollisen oikeusvaateen tai muun perustellun syyn vuoksi.

Alaikäisen jäsenen huoltajan tietoja säilytetään lähtökohtaisesti vastaavan ajan kuin niiden jäsenyyteen tai harrastustoimintaan liittyvien asioiden hoitaminen edellyttää.

Toimihenkilöiden henkilötietoja säilytetään lähtökohtaisesti toimihenkilötehtävän ajan ja 12 kuukautta tehtävän päättymisen jälkeen, jollei pidempi säilyttäminen ole tarpeen esimerkiksi sopimus-, laskutus- tai lakisääteisten velvoitteiden vuoksi.

Yhteistyökumppaneiden yhteyshenkilöiden tietoja säilytetään yhteistyösuhteen ajan ja sen jälkeen niin kauan kuin tietojen säilyttäminen on yhteistyön, sopimusvelvoitteiden tai mahdollisten oikeusvaateiden vuoksi tarpeellista.

Kirjanpitoaineistoon sisältyviä henkilötietoja säilytetään kirjanpitolainsäädännön edellyttämän ajan. Kirjanpitoaineistosta riippuen lakisääteinen säilytysaika on vähintään kuusi tai kymmenen vuotta.

Suostumukseen perustuvaa kuva- ja videomateriaalia käsitellään niin kauan kuin suostumus on voimassa ja materiaalin käyttäminen on ilmoitetun käyttötarkoituksen kannalta tarpeellista. Suostumuksen peruuttamisen jälkeen seura lopettaa materiaalin käyttämisen suostumukseen perustuvissa käyttötarkoituksissa ja poistaa hallinnassaan olevan materiaalin, jollei säilyttämiselle ole muuta laillista perustetta.

WhatsApp-ryhmiä ja niiden sisältöä säilytetään vain niin kauan kuin ryhmää tarvitaan kyseisen joukkueen, harjoitusryhmän tai muun toiminnan järjestämiseen. Seuran hallinnoimat WhatsApp-ryhmät poistetaan kauden päättyessä. Valmentajat ja muut toimihenkilöt on ohjeistettu poistamaan seuran toiminnassa syntyneet tarpeettomat kuva- ja videomateriaalit laitteiltaan vastaavan säilytysajan päätyttyä.

10. Henkilötietojen suojaaminen

Seura huolehtii henkilötietojen asianmukaisesta teknisestä ja organisatorisesta suojaamisesta.

Henkilötietoihin annetaan pääsy vain niille henkilöille, jotka tarvitsevat tietoja tehtäviensä hoitamiseksi. Käyttöoikeudet rajataan tehtävien mukaisesti ja niitä tarkistetaan tarvittaessa.

Sähköisiin järjestelmiin kirjaudutaan henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla sekä mahdollisuuksien mukaan monivaiheisella tunnistautumisella.

Seuran toimihenkilöt ohjeistettu henkilötietojen asianmukaiseen käsittelyyn. Toimihenkilöt ovat saaneet ajantasaiset tietosuojaohjeet ja ovat sitoutuneet sopimuksella salassapitoon sekä luottamuksellisuuteen. Toimihenkilöt eivät saa missään tilanteessa luovuttaa tietoja ulkopuolisille.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus:

• saada tieto siitä, käsitteleekö seura hänen henkilötietojaan, ja saada jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista
• vaatia virheellisten tai puutteellisten henkilötietojen oikaisemista
• vaatia henkilötietojen poistamista silloin, kun poistamisen edellytykset täyttyvät
• vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista laissa säädetyissä tilanteissa
• vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa henkilötietojen käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella
• vastustaa henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointia varten
• peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa silloin, kun käsittely perustuu suostumukseen
• saada tietyissä tilanteissa itseään koskevat tiedot siirretyksi järjestelmästä toiseen.

Oikeuksien soveltuminen riippuu henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteesta ja käsittelytilanteesta. Esimerkiksi oikeutta tietojen poistamiseen ei ole siltä osin kuin seuran on säilytettävä tietoja lakisääteisen velvoitteen perusteella.

Rekisteröidyn oikeuksia koskevan pyynnön voi toimittaa kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle. Seuralla on tarvittaessa oikeus pyytää lisätietoja pyynnön esittäjän henkilöllisyyden varmistamiseksi.

12. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle, jos hän katsoo, että hänen henkilötietojensa käsittelyssä on rikottu tietosuojalainsäädäntöä.

Valvontaviranomainen Suomessa on Tietosuojavaltuutetun toimisto.

13. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Seura ei tee tässä tietosuojaselosteessa tarkoitettujen henkilötietojen perusteella automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

14. Tietosuojaselosteen päivittäminen

Seura voi päivittää tätä tietosuojaselostetta, jos henkilötietojen käsittelyssä, seuran toiminnassa tai sovellettavassa lainsäädännössä tapahtuu muutoksia.

Ajantasainen tietosuojaseloste pidetään rekisteröityjen saatavilla seuran verkkosivuilla.